Quanto tempo a empresa tem para reembolsar o funcionário?
Uma das dúvidas mais comuns de gestores financeiros e colaboradores é: qual é o prazo legal para a empresa efetuar o reembolso de despesas de trabalho?
A resposta direta: não existe um prazo único fixado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O prazo legalmente válido é aquele estabelecido pela política interna da empresa, pelo contrato de trabalho ou por acordo/convenção coletiva da categoria.
Apesar da flexibilidade, o atraso no pagamento de reembolsos é uma das principais fontes de insatisfação de equipes externas e pode acarretar passivos trabalhistas.
O impacto dos atrasos de prazo no dia a dia da PME
Segundo levantamento da plataforma Flash publicado pelo Valor Investe (04/08/2024), com base em 3 milhões de despesas analisadas:
- Houve um aumento de 78% no volume de pedidos com violação da política de reembolso das empresas.
- A principal infração (54,57% dos casos) foi justamente o vencimento do prazo de prestação de contas.
- Cada erro recorrente custa em média R$400 por mês ao colaborador em despesas não reembolsadas por perda de prazo.
Isso demonstra que o processo manual prejudica não apenas o caixa ou a gestão da empresa, mas também o bolso do funcionário, que acaba arcando com custos de trabalho por esquecimento ou burocracia excessiva.
Como definir uma política de prazos eficiente
Para evitar atritos e garantir conformidade fiscal e trabalhista, adote as seguintes práticas na sua empresa:
- Defina um prazo limite para o envio do recibo: Estabeleça que os comprovantes devem ser enviados até 5 a 10 dias após a realização da despesa.
- Defina janelas de aprovação e pagamento: Estipule datas fixas (por exemplo, aprovações semanais e pagamentos às terças e quintas).
- Ofereça envio imediato pelo celular: Quanto menor o tempo entre a compra e a prestação de contas, menor a chance de o comprovante ser esquecido ou danificado.
Perguntas Frequentes
A empresa pode negar o reembolso se o funcionário estourar o prazo?
Sim, desde que a política interna tenha sido previamente divulgada por escrito e o colaborador tenha tomado ciência formal das regras.
O reembolso de despesas entra no holerite?
Não. O reembolso tem natureza indenizatória, portanto não integra o salário do empregado para fins de INSS, FGTS ou Imposto de Renda.
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